Allgemeine Verwaltung und Geschäftsführung
- Durchführung einer Verwaltertätigkeit als entgeltliche Geschäftsbesorgung nach § 675 BGB
- Sicherstellung der Versorgung einer Wohnungseigentumsanlage
- Pflege und Weiterführung der notwendigen Verwaltungsunterlagen und eines objektbezogenen Eigentumskatasters
- Übernahme von Verwaltungsunterlagen bei Verwalterwechsel,
- Einrichten und Weiterführen einer Ablageordnung für Verwaltungsunterlagen sowie Lagerung der Verwaltungsunterlagen
- Herausgabe aller übernommenen, erlangten und später erstellten Verwaltungsunterlagen nach Beendigung der Verwalterlaufzeit (§ 667 BGB)
- Gewährung von Einsicht in die Verwaltungsunterlagen während der Geschäftszeiten
- Durchführung von Informations- und Beratungsgesprächen mit dem Verwaltungsbeirat
- Durchführung turnusmäßiger nichttechnischer Objektbesuche
- Abwehr von Störungen und Schäden innerhalb und außerhalb des Wohnungseigentums
- Entgegennahme von Beschwerden und Schlichtungsbemühungen bei Streitigkeiten von Eigentümern untereinander
- Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen, soweit sie an alle Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind
- Maßnahmen zu treffen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind
- Verhandlungen mit Behörden und Versorgungsunternehmen in Gebührenfragen, Energielieferungsfragen und ordnungsrechtlichen Fragen
- Dienstleistungs- und Lieferantenverträge im Namen der Wohnungseigentümer abzuschließen und aufzulösen
- Überwachung von Versicherungsverträgen im Namen der Wohnungseigentümer
- Erklärung ablegen zur Duldung aller Maßnahmen, die zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, Rundfunk- und Fernseheinrichtung oder eines Energieversorgunsanschlusses eines Wohnungseigentümers erforderlich sind
- Vermietung und Beaufsichtigung der gemeinschaftlichen Teile, Anlagen und Einrichtungen
- Übernahme von Porto und Zustellungskosten sowie Schriftverkehr, soweit dies vom Verwalter veranlasst und nicht unter „Besondere Leistungen“ fallen
- Bearbeitung von Versicherungsschäden – soweit diese das gemeinschaftliche Eigentum betreffen und einen zeitlichen Umfang erforderlicher Mitwirkung bis max. 10 Stunden pro Fall und Jahr
- Abschluss von Anstellungsverträgen mit Hausmeistern und sonstigem Dienstpersonal einschließlich der Erstellung objektbezogener Dienstanweisungen, ggf. Vertrag mit einem Hausmeisterserviceunternehmen.
- Insoweit die Teilungserklärung hierzu nichts näher bestimmt: Abschluss von Versicherungsverträgen,
- Abschluss von Verträgen mit Geldinstituten über die Führung von Bankkonten, Verwaltung von Depots und Anlage von Geldern
- Abschluss von Verträgen über die zur verbrauchsabhängigen Kostenverteilung erforderlichen Einrichtungen und Abrechnungen
- Abschluss von sonstigen zur ordnungsmäßigen Verwaltung erforderlichen oder zweckmäßigen Verträgen
- Beendigung von Verträgen im Falle der Erforderlichkeit des Ausspruchs einer fristlosen Kündigung eines Vertrages aus wichtigem Grund ist gemäß § 27 Abs. 3 Nr. 2 WEG eine Kündigung durch den Verwalter zulässig, wenn die Durchführung einer beschlussfähigen Eigentümerversammlung nicht mehr rechtzeitig möglich oder unverhältnismäßig wäre; falls ein Verwaltungsbeirat vorhanden ist, sollte zunächst dessen Zustimmung eingeholt werden Wohnungseigentümerversammlung und Beschlussdurchführung
- Anmieten eines Tagungsraumes auf Kosten der Wohnungseigentümergemeinschaft, Erstellen einer Anwesenheitsliste, ggf. Erarbeiten von Beschlussvorlagen, Durchführung einer Wohnungseigentümerversammlung zu einem zumutbaren Zeitpunkt
- (1x jährlich) einschließlich Erstellen und Versenden einer Niederschrift und Führung der Beschlusssammlung, Führung, Pflege und Bereithaltung der Niederschriften sowie der richterlichen Entscheidungen i.S. der Eigentümerversammlung.
- Führung einer Beschlusssammlung
- Versammlungsleitung einschließlich Beschlussvorbereitung, Beschlussformulierung und Abstimmung einer ordentlichen Eigentümerversammlung
- Vollzug von Beschlüssen und Vereinbarung der Eigentümergemeinschaft im Bereich der ordnungsgemäßen Verwaltung
- Durchführung von Haus- und Nutzungsordnungen im Rahmen der Beschlüsse
- Einhaltung der Hausordnung, Gebrauchs- und Nutzungsregelungen bei Objektbegehungen überprüfen
- Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder
Abwicklung kaufmännischer Arbeiten:
- Auftragsvergabe
- Zahlungsaufträge
- Abbuchungsermächtigungen und Daueraufträge
- Rücklagen und Rückstellungen
- Einrichtung und Führung von Girokonten/Betriebskonten sowie Anlagekonten getrennt vom Privatvermögen des Verwalters und objektbezogen
Rechnungskontrolle und Anweisungen:
- periodische und aperiodische Leistungen
- Hauswartskasse, Waschmarkenabrechnung, Abrechnung von Gemeinschaftseinrichtungen
- Miete und Pachten des Gemeinschaftseigentums
- Betriebs- und Bewirtschaftungskosten
- Wohngeld und Wohngeldveränderungen
- Durchführung von Geldanlagen nach Eigentümerbeschluss
- Fälligstellung von Sonderumlagen und Abrechnungsfehlbeträgen
- Wirtschaftsplan - Abrechnung - Rechnungslegung
Aufstellung des Wirtschaftsplanes zur Beschlussfassung:
- mit Festlegung der Ausgaben und Einnahmen
- mit Kostenschätzung der Bewirtschaftungs- und Betriebskosten
- mit Aufteilung der Kosten in rechtsgültiger Form
- mit Mitteilung an die Einzeleigentümer einschließlich Verpflichtung zur Vorschussleistung
Abrechnung über den Wirtschaftsplan:
- mit Belegprüfung und Belegpflege
- mit Festlegung der Abgrenzungsposten
- mit Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung
- mit Mitteilung an die Einzeleigentümer und Ausweisung von Schuld- und Guthabensalden mit Verrechnung von Guthaben oder Nachzahlungen
- Festlegung und Vorbereitung von Sonderumlagen
- Berechnung der Kostenverteilung nach Schlüsselverfahren
- Vorbereitung der Änderung einer Kostenverteilung nach Schlüsselverfahren
- Vorbereitung der Unterlagen des Wirtschaftsplanes und der Abrechnung zur Prüfung durch den Verwaltungsbeirat oder durch die Rechnungsprüfer.
- Information des Beirates und der Prüfer bei auftretenden Fragen Teilnahme an bis zu 3 Verwaltungsbeiratssitzungen pro Jahr, insb. zur Vorbereitung der ordentlichen WEV mit Erörterung von Tagungsort, Tagungszeitpunkt und Tagesordnung während der üblichen Bürozeiten Montag bis Donnerstag von 7:00 bis 16:00 Uhr und Freitag von 7:00 bis 13:00 Uhr
Instandhaltung - Instandsetzung - bauliche Veränderung
- Im Rahmen der Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderliche Maßnahmen treffen durch
- Vorbereitung und Beschlussfassung
- Überwachung und Abrechnung einfacher routinemäßiger Arbeiten
- Einleitung technischer Sofortmaßnahmen zur Instandsetzung in dringenden Fällen
- Periodische Begehung des Wohnungseigentumsobjektes einmal jährlich
- Abschluss und Überwachung von Wartungs- und Pflegeverträgen für das Gemeinschaftseigentum
- Ausschreibung und Massenermittlung der Routine- und Wiederholungsarbeiten der Instandhaltung
- Angebotsprüfung und Erstellung von Preisspiegeln
- Vergabe von technischen Aufträgen nach Eigentümerbeschluss
- Rechnerische Rechnungsprüfung technischer Aufträge und sachliche Prüfung auf Übereinstimmung mit Ausschreibungstext, Aufmaß und Massenabrechnung
- Vorbereitungsmaßnahmen zur Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung einschließlich Beschlussvorlage
- Pflege und Ergänzung technischer Unterlagen
- Kleinreparaturen ausführen lassen im Rahmen der Verwalterbefugnisse